Comment organiser un événement ?

Comment organiser un événement ?

Prêt à vous lancer dans la confection d’un événement ?! Ne vous précipitez pas, confectionnez votre événement étape par étape. C’est un travail à la fois difficile et enrichissant.
Pour organiser, un événement prenez-y-vous bien à l’avance pour atteindre un maximum de personnes et avoir le temps de bien l’agencer comme il le faut.
Dans un premier temps, vous devrez choisir votre lieu de réception. C’est une étape primordiale dans toute création d’événements. Ce choix participera grandement à sa réussite.
Comment faire le bon choix ? Prenez un lieu en lien avec la thématique de votre événement et surtout en cohérence avec le nombre potentiel de participants. Il est inutile de louer un château pour une réunion de 10 personnes.
Pour orienter votre choix, définissez au préalable les bases de votre événement c’est-à-dire la date, la durée, le nombre de participants, le type de personnes invitées et le style d’événement. Sans avoir défini ses caractéristiques, vous ne pouvez pas avancer dans l’agencement de votre événement. Inspirez- vous des tendances actuelles pour faire de votre événement celui qui restera dans les mémoires de tous.
Une fois que vous avez trouvé ce qu’il vous convient comme lieu, pensez à le visiter et surtout dès que vous êtes sûr de votre choix, réservé le plus vite possible pour que la date voulue soit encore disponible. 

En deuxième lieu, vous devez définir votre budget. Cela peut sembler un peu déplaisant, mais cela vous évitera des surprises sur vos dépenses. En définissant un budget dès le départ, vous pourrez alors visualiser votre marge de manœuvre possible sur le plan financier et ainsi sélectionner les activités et le matériel à privilégier. Le budget est une étape très importante pour que votre événement ne vous prenne pas toutes vos économies sans que vous ne vous en rendiez compte. Faites votre plan financier de manière consciencieuse pour faire de votre événement une partie de plaisir. 

Lorsque votre budget est fixé, faites une liste du matériel nécessaire pour être sûr de ne rien oublier le jour J. De plus, cela permet de savoir ce que l’on possède déjà et de prévoir ce qu’il faut acheter ou louer pour que l’événement soit parfait et qu’il ne manque de rien.
Pour finir, faites une liste de tâches à réaliser avec une date butoir à chacune d’elles, cela permet de rester dans les temps et d’être serein le jour J car tout sera terminé à temps grâce à votre check-list. Si vous avez besoin de prestataires quelconques, n’oubliez pas de les contacter bien à l’avance pour être sûr de leur disponibilité durant votre événement. Faites leurs un dernier rappel quelques jours avant le jour J pour tout confirmer.  

 

Vous avez maintenant tous les éléments pour mener à bien votre projet événementiel. Comme vous l’avez remarqué, un événement se prépare et si vous voulez que cela soit une réussite ne prenez rien à la légère. Commencez dès aujourd’hui, de multiples tâches vous attendent jusqu’au jour J. Et surtout, si vous avez bien suivi les étapes vous pourrez être relax le jour de votre événement.  

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